公证

委托书公证指南

什么是委托书公证

旅居美国的中国公民如需在中国办理跟财产,房产或法律有关的各类事宜,但由于各种原因无法回国,可在中国驻美大使馆、总领馆办理委托书公证,授权国内的代办人帮助办理上述各项事宜。公证文书经过三级认证后方可在中国使用。

  • 第一步,公证员公证:在美国当地有资格的公证机构(Notary Public)办理公证,
  • 第二步,州务卿认证::再由所在州州务卿(Secretary of State)办公室办理认证(Authentication),
  • 第三步,使领馆认证:在完成以上手续后,在将经州务卿认证过的文件送大使馆或相关总领事馆申请领事认证。

申请条件:

  1. 申请人必须居住在美国(持有效护照)。
  2. 申请人应根据本人的居住地及文件类别,按驻美使领馆领区划分,向相应的使领馆提交申请。
  3. 申请人应当具有完全民事行为能力。申请人系无民事行为能力人或限制民事行为能力人的,应由法定代理人(即监护人)代理并陪同申请人本人前往办理。
  4. 申请人需亲自前往公证机构(当地公证员)签字办理公证。

为什么需要办理委托书的公证认证

委托人因身在美国,个人或疫情其它原因不能亲自回中国办理房产买卖过户、银行、法律诉讼、遗产继承、寄养、公司商业注册等等相关的事宜,特委托国内信赖的亲人或朋友作为受托人,全权代为办理相关的事宜。委托人在美国境内签署委托书后想在中国使用,有一系列的认证程序,都必须先经过美国当地公证员公证后,再把委托书提交到州政府(州务卿)和中国驻当地的美国总领馆(大使馆)办理领事认证服务。这是根据《中华人民共和国公证法》和中国领事实践规定,办理领事认证的目的是使美国出具文书或签署的文件能在中国境内被相关部门机构承认并且具有法律效力,不致因怀疑文书上的印章和签字是否属实而影响文书的法律效力。任何在美国产生的文件拿到中国国内使用,必须办理以上的三级认证手续(美国当地公证、美国当地州务卿、中国驻美国大使馆或总领馆)。

办理委托书需要注意什么

委托人应委托自己了解、信赖的人作为受托人, 对受托人的信赖程度自定委托权限(委托事项内容)和期限(委托书的有效期多久)。委托书的内容必须是合情、合理、合法,不得违反法律。办理委托书委托人必须要清楚明白:受托人在委托权限范围内所实施的法律行为及签署的所有文件委托人均予以承认,并委托人要承担相应的法律和经济责任。

哪些情形需要委托书公证

房产类委托书

委托人因身在国外美国,拥有中国境内的房产(不动产),现该房产需要办理房产买卖、产权过户、购买房产、出售房产、赠与房产、出租管理维修房产、办理银行贷款、注销抵押贷款、办理及领取房产证(房屋所有权证、不动产权证书)、产权登记、房款购汇等等的相关事宜, 委托人因个人或其它原因不能前往中国亲自办理,或回国后不能停留中国太久,可以办理房产委托书公证认证来解决问题,您的委托书经过中国领事馆的公证认证之后,就产生了法律效力,就足以向中国当地的房管局及相关机构出示这是您本人真实自愿的授权,受托人就可以代表您全权处理房产相关的事宜。

办理房产类委托书需要材料:

  • 委托人的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有),美国有效的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本 (非美国公民);
  • 受托人的身份证复印件;
  • 房产证复印件 (详细准确的房产地址)

银行、退休银行账户委托书

委托人因身在美国,想在中国国内办理退休、开设银行账户,或已在中国国内拥有银行账户,现该银行账号需要办理解锁、个人信息更新、银行密码重置、银行卡激活、 存取款、转账、代管理该账户等等的相关事宜, 委托人因个人或其它客观原因不能亲自前往银行办理,可以办理委托书公证认证来解决问题,您的委托书经过中国领事馆的公证认证之后,就产生了法律效力,就足以向国内银行及相关机构出示这是您本人真实自愿的授权,受托人就可以代表您全权处理相关的委托事项。

办理银行或退休类委托书需要材料:

  • 委托人的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有),美国有的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本 (非美国公民);  
  • 受托人的身份证复印件; 
  • 银行信息(银行名称、账号或银行卡或社会保障卡) 复印本

法律诉讼授权委托书

如果当事人居住身在美国,在中国境内法院需要处理诉讼的相关事宜, 例如:离婚纠纷、合同纠纷、商业纠纷、租赁纠纷等等,当事人可以委托律师和亲友在诉讼纠纷一案中,作为委托人的一审、二审或执行阶段的代理人,代为承认、放弃、变更、诉讼请求,进行和解,提起反诉和上诉、回避申请,收集、提供证据、申请执行等等相关事项。此授权委托书必须通过中国领事馆的公证认证之后,就产生了法律效力。

办理法律诉讼授权委托书需要材料:

  • 委托人的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有),美国有效的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本 (非美国公民);
  • 受托人的身份证,律师的律师执照复印件;
  • 律师准备好的授权委托书电子文档

遗产继承委托书

根据《中华人民共和国民法典》的规定,如果您是遗产的合法继承人之一,而您身在在美国,想要继承遗产(遗产包括但不限于不动产、房产、机动车、银行存款、公司股权、理财产品、股票、住房公积金等等),您可以办理一份遗产继承委托书,委托亲友全权代为办理相关的遗产继承手续。这份遗产继承委托书是需要经过当地中领馆认证后才能在国内使用,并有法律效力。您本人无需回国,国内的受托人凭着您的这份遗产继承委托书,便可以向当地公证机构、有关政府部门,公安、事业企业单位提取与办理继承公证相关的证明文件。

办理遗产继承委托书需要材料:

  • 委托人的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有),美国有效的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本(非美国公民);
  • 受托人的身份证复印件;
  • 死者的死亡证复印本;
  • 需要办理该房产继承的房产证复印件, 或银行理财产品股票信息

寄养委托书

寄养是指未成年人的父母因工作或其他原因,暂时无法抚养监护子女,在无法直接照料未成年人生活和学习的情况下,将未成年子女交由其亲戚或朋友代为抚养、照料、监护的行为。如果父母需要把子女送回中国境内委托他人看养,或为小孩办理中国长期居留签证,需要在美国办理寄养委托书。办理寄养委托书时,被寄养人的父母双方需同时到场,在公证员面前签署寄养委托书。

办理寄养委托书需要材料:1. 委托人(父母) 的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有),美国有效的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本 (非美国公民); 2. 受托人的身份证复印件; 3. 小孩的出生证复印本; 4. 小孩的护照或旅行证复印本。

商业登记、股权转让委托书

如您或配偶是某公司的法定代表人、股东、董事长等等担任公司管理层职务,现身在美国,  因某种个人或客观原因不能亲自回国处理公司商业上的相关事宜。您可以办理授权委托书公证认证,授权国内信赖的人作为受托人,全权代表您办理及签署与公司管理运营有关的协议及文件,例如:股份转让、进行融资、授信业务、银行融资、签署各种合同、向银行提供保证担保、签署公司投融资协议、公司并购、首席代表授权、商贸事宜的洽商与谈判等等。受托人在法律法规、公司章程以及委托人的权限范围内,全面管理与运营公司的相关业务,委托事项及内容是按对受托人的信赖程度自定委托权限和期限。如内容涉及到商业相关的,都需要按照商业委托书的认证进行申请,不管该公司是在美国还是中国境内注册的。

办理商业委托书需要材料:

  • 委托人(法定代表人、股东)的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有), 美国有效的绿卡或签证复印本 (非美国公民);
  • 受托人的身份证复印件;
  • 公司营业执照复印本;
  • 如是配偶的公司还需要结婚证复印本证明与公司的关系。

委托书办理流程:

准备材料

准备好所需的材料后, 我们建议客人先通过电子邮箱 (EMAIL: [email protected]) 或WECHAT微信(微信号: FastProServices )把材料复印本发给我们, 当我们收到您的材料后会有专业的工作人员马上联系您,了解您的所需,并提供一对一的服务。这样会节省您的宝贵时间。因每个城市对委托书的要求各有不同, 委托人办理前因向国内当地的相关机构询问及确认好各种要求(例如:办理一式几份等等的要求)。

支付费用

当我们的专业人员充分了解您的情况后, 会根据您的所需准备文书。如果您或国内己准备好的草稿或样本也可以同时发过来, 我们会按领馆的要求修改。如您不清楚或不理解从何开始,也没关系,我们在这行业有20年的经验,我们已处理过几万份的委托书文书经验,尽我们所能,竭尽全力协助您。同时,客人需要进行付款手续,可以通过Zelle 或支票(电子)付款。

核查签名

文件准备好后,我们先把电子版的文书发给您,核对文件上的所有信息是否正确并跟国内确认好,没有问题后, 我们会与您预约时间到我们各地的办公室進行公证程序,公证时签字并按手印。签名人需要请带上护照和驾照ID原件。请注意:根据使领馆的要求, 委托人必须在公证员面前亲自签名和按手印(fingerprint)不可以由其他人代签。而加州政府法律规定公证过程不能以视频形式进行, 委托人必须亲前来公证人员面前签名。

盖章确认

委托书签好后, 公证员会附上公证证词 (Notary wording) 并在每页文件上印上公章或钢印 (Notary seal) 。然后我们把公证好的文件送到公证员所在的州务卿办公室进行认证。州务卿办公室会验证公证员的执照资格、公证员签名、文件中的公证词和公章等等是否正确合格要求, 以上验证符合后州务卿便会发出认证 (Apostille)和按上州政府的公章。(请看公证员证词和州政府认证样本)。

领事馆审核

当州政府认证完成后, 我们便会把文件送到领馆进行最后一步认证, 使领馆会审阅文件的内容和格式是否附合认证的要求以及文件的类型和内容是否附合中国的法律和规定。请注意:领馆有权拒绝认证不附合认证条件、内容和格式的委托书, 并非所有经公证员和州政府认证的文件都会通过领馆审批,所以委托书的第一步起草尤为重要,必须是根据使领馆规定并符合中国法规来准备的,否则会浪费您的宝贵时间和金钱(建议让专业的人办理专业的事)。

领馆认证好的文件就可以在中国使用。认证好的文件您有3种方式领取:

  1. 亲自到办公室取(委托亲友代取也可以)
  2. 寄到您美国家(有额外费用)
  3. 寄中国(有额外费用)

委托书公证常见问题:

  1. 申请公证的事项需真实、合法。申请人提供的材料如不充分,虚构事实或者提供虚假文书进行公证,领馆认证将不予批准。
  2. 中国国内出具的证书(学历学位证书、职业资格证书、驾驶证、出生证、结婚证等。)驻美使领馆不能办理认证。上述文书需公证认证的,可在使领馆办理委托书认证,委托他人(国内亲友、律师等)到国内公证机构办理。
  3. 拟送往中国香港、澳门地区使用的文书,如果已经经过美国当地机构(当地公证员)公证,并经有关州务卿或美国国务院办理附加证明书(Apostille)后,即可直接在中国香港、澳门使用,无需向驻美使领馆申请办理领事认证。
  4. 申请认证的文书在两页以上的,应装订成册,以保证文书的完整性,不被撤换。经使领馆认证过的文书,不得任意拆装或涂改。(扫描复印时请勿拆除文件上的订书针)
  5. 用于到中国结婚登记的无配偶声明或证明自公证出具之日起6个月内有效。用于赴华收养的婚姻状况、健康、财产、收入和无违法犯罪记录公证书,自公证之日起至申请收养登记之日止(不含中国收养中心审理时间),6个月内有效。
  6. 办理公证认证前需向国内需要使用文书的部门确认好文件的内容和份数,如若文件需要一式多份,在第一步,公证员公证时,就应该办理相应的份数,后期补办将会延长办理的时间。

委托书公证领事馆认证步骤详细说明
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