公证

商业文件领事馆认证指南

什么是公司商业文件领事馆认证

公司企业如何要在中国进行企业注册登记, 按规定外商投资企业申请设立登记时,应向登记机关提交公司商业文件领事认证, 让文件能在中国境内被相关部门承认并且具有法律效力,不致因怀疑文书上的印章和签字是否属实而影响文书的法律效力。一般意义来说,任何在美国产生的公司商业文件拿到中国内地去用,必须要经过公证员公证, 州务卿和领事馆认证。

为什么需要公司商业文件领事馆认证

美国公司在中国设立合资或外商独资企业、设立代表处、商标注册、法院诉讼等商业活动时,或是国内企业与美国注册的公司产生贸易纠纷需要在国内对境外企业提起法院诉讼时均需要出具境外公司主体资格证明,并需办理中国驻美国领事馆的认证以此证明主体资格真实存在。

公司商业文件有哪些类型

公司注册章程 Articles of Organization/Incorporation

公司注册章程认证用于显示: 公司的名称, 公司的具体类型, 公司从事什么类型的业务, 公司注册人(公司法人代表)的姓名和地址等 信息.

公司年报(或信息声明)Company’s Annual report (Statement of information)

公司年报/信息声明领事馆认证: 有一些州不要求商业实体提交年度报告或清单。在加利福尼亚州,商业实体必须提交 “信息声明”,和华盛顿州是提交年度报告。加州年度报告或信息声明是一份文件,其中包含与商业实体有关的具体信息。信息声明 “中包含的信息根据每个州的规定而有所不同,通常包含与公司所有者/法人代表、业务描述、注册代理人、业务地址或邮寄地址等有关的信息。

经营规则 (Bylaws) 或经营协议 (Operating Agreements)

规则章程 (Bylaws) 认证用于显示: 美国公司规则是管理股份有限公司内部运作的文件。较之公司章程,包含的内容要具体得多。通常规定:股东、董事及经理人的权利,股东大会的时间、地点以及参加会议的法定人数,特殊会议的有关事项(如有重要之事急需决定,无法等到下一年的股东大会),如何选举董事,谁有权签订合同,谁有权检查账簿及公司记录,公司规则如何修改等等 。

良好存续证明 Good Standing Certificate

良好声誉证明,也叫存续证明,良好状况证明,英文Certificate of Good Standing,存续证明(Good Standing或Certificate of Status),一般是是由美国州务卿注册处颁发,证明该公司目前在美国正常存在。存续证明领事馆认证用于证明美国公司存在状态的证明书。美国公司成立后,要维持其正常状态,每年需按时办理年审手续,备案周年申报表,缴纳特许税以及续期注册代理人服务,只要这样,公司在美国政府那边就是正常状态。

商业执照/许可证Business License

通常由市 (City) 或县(County) 颁发, 商业执照认证以确保该公司符合政府有关商业安全、稳健运行以及税务的相关要求。

其他公司商业文件领事馆认证包括:

  • 会议记录 Meeting Minutes
  • 公司登记执照 Certificate of Formation
  • 公司营业执照税号 TAX ID EIN Employer identification number
  • 董事会/股东决议 Board of Directors/Shareholders Resolutions
  • 财务文件 Financial documents

公司商业文件领事馆认证办理流程和时间

商业文件认证有别于民事类文件认证,只要被认证的文件是和商业或公司有关的,就全部归于此类。因为商业情况复杂多变,需要办理的文件 种类也跟有复杂的变化。 办理商业类文件认证的一个重要原则是:先问清楚国内的相关单位或是经手人需要哪些文件,请其出示明确的文件清单,然后再着手办理。因为文化语言差异,好多文件中国和美国名称不一致,加上美国不同州有些同类 文件的叫法也不同,我们强烈推荐您办理文件之前来电和我们咨询细节, 以免有遗漏。

公司商业文件领事馆认证办理材料

  1. 逐项填妥的《公证、认证申请表》一份。
  2. 公司负责人现持护照副本一份,
  3. 公司负责人的名片副本
  4. 公司章程(Article of Incorporation)副本.

公司商业文件领事馆认证常见问题(Q&A)包括注意事项

以下几种为比较常见的情况:

  • 在国内开办公司,或是和和国内企业合作。 一般需要证明在美国的企业还在运营当中;需要银行出具证明信,证明该 公司有公司户头;证明公司持有人的身份文件等。
  • 起诉国内公司,和国内企业打官司。需要什么证明文件要由国内的律师出具清单。
  • 商业类委托, 股份转让委托书和首席代表授权书是最常见的委托,其它基本只要涉及到 商业的委托书,都需要按商业认证的程序走,不管该公司是在美国还是中国境内注册的。

通常不管什么类型的商业文件,国内都会要求证明这边的企业是合法存在的,也就是需要美国公司的注册文件认证。

近年来,越来越多的公司选择在美国开办海外公司,而特拉华州 (Delaware) 因其没有最低资本的规定, 信息不对外公开,资料保密。特拉华州公司一个人可以担任总裁、董事和股东而且非美国居民也可以在特拉华州注册公司。许多在加州硅谷的公司不仅在硅谷有公司,同时在特拉华州也创建了新的公司。只要该文件是在美国产生的 我们都可以帮您办理领事认证 , 能办50个州的文件证明公司合法注册类型文件。

Video Guidance for Consular Certification of Commercial Documents

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