随着中外人员交往的逐年递增，中国公民、外国人为“声明书”办理公证和领事认证的数量亦日益增多。 那么，什么是”声明书”、为“声明书”办理公证和领事认证主要用于哪些方面、又该如何办理呢？我们在这里予以解答。
为什么需要办理声明书的公证认证?
声明人因身在美国，个人或疫情其它原因不能亲自回中国到有关机构亲自声明。声明人在美国境内签署声明书后想在中国使用，有一系列的认证程序，都必须先经过美国当地公证员公证后，再把声明书提交到州政府（州务卿）和中国驻当地的美国总领馆（大使馆）办理领事认证服务。
什么是声明书认证?
声明书 (affidavit / statement) 是指个人或公司法人代表在民事/商业活动中以书面形式所作出的公开的意思的表达。声明书 公证是公证机关依法证明其声明行为真实、合法的活动。这是根据《中华人民共和国公证法》和中国领事实践规定，办理领事认证的目的是使美国出具文书或签署的文件能在中国境内被相关部门机构承认并且具有法律效力，不致因怀疑文书上的印章和签字是否属实而影响文书的法律效力。任何在美国产生的文件拿到中国国内使用，必须办理以上的三级认证手续（美国当地公证、美国当地州务卿、中国驻美国大使馆或总领馆）。
办理声明书需要注意什么？
- 声明公证必须由声明人本人亲自办理。不得委托他人代办。
- 声明是单方民事法律行为。如果声明内容对声明人本人权利进行限制或放弃某项权利，声明人一经作出声明，应受其声明内容的约束。
- 声明公证的主体为具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的自然人、法人或其他组织。法人或其他组织的声明应由其法定代表人或负责人作出。
- 声明人申办声明公证的意思表示应该充分、自愿、且在无胁迫、无欺诈的情况下作出。如果公证员认为声明人的意思表示有瑕疵，不予办理公证。
- 声明书应当载明声明人的基本信息、声明内容，并由声明人当场签名、捺指印，注明签名日期。
- 声明书的使用单位对声明书内容有特殊要求的，请声明人提前明示并自行提供声明书格式样本，否则因声明书使用单位的特殊要求导致公证书不能使用或需重新办理的，责任由声明人自负。有关要求及声明书样本内容须以真实、合法为前提，否则不予接受。
- 声明人对声明的内容负责，声明内容应与有关事实相符，且不得违反法律和公序良俗，并应由声明人提供支撑声明内容的相关证据材料。如声明内容不真实、不合法，声明人应自行承担相应的法律责任及不利后果。
哪些情形需要声明书公证?
同一人声明书
办理同一人声明书有几种原因：1. 如您曾持有中国身份证、中国护照，并曾使用过此证件在中国境内办理房产买卖过户登记，开设银行账户等等手续。现因您已加入美国国籍，并持有美国护照，您的原中国公民身份证和原中国护照就会被注销，这时侯同一人声明书就能说明这几本证件同属您本人所有；2. 您曾经使用过旧美国护照和该证件登记在国内的房管局、银行、工商局等等的相关机构电脑系统里， 因过期或其它原因更换美国护照，护照号码就会改变。这时侯就需要声明书说明这两本新旧护照系同一人；3. 因为入籍、结婚或其它个人原因改姓名，或您想说明原中国证件上使用的中文姓名与美国护照上的英文名同为您本人，这时侯同一人声明书可以帮助您。
以上情况是可以在同一份声明书上按您个人情况一一写好的。
办理同一人声明书需要材料： 按您个人情况提供声明人的证件 – 现美国护照复印件、旧美国护照复印件、原中国公民身份证复印件、原中国护照复印件、法院改名证明。
放弃继承权声明书
如果您是遗产的合法继承人之一，根据《中华人民共和国民法典》的规定。而您也不想继承该遗产（遗产包括但不限于不动产、房产、机动车、银行存款、公司股权、理财产品、股票、住房公积金等等）。您身在美国，不能亲自回国前往国内当地的公证处或法院办理遗产公证的相关事宜，您可以办理一份放弃继承权声明书，声明您本人经慎重考虑，决定自愿放弃该遗产中您的继承权，并深知做出此声明的法律后果，绝不反悔。这份放弃继承权声明书是需要经过当地中国领馆认证后才能在国内使用，并有法律效力。您本人无需回国，其他的继承人便可以拿着这份认证好的放弃继承权声明书向国内当地公证机构、法院及有关政府部门办理继承公证相关的手续，该遗产便可以由其他的合法继承人继承。
办理放弃继承权声明书需要材料：1. 声明人的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有），美国有效的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本 (非美国公民); 2.死者的死亡证复印本; 3. 提供需要放弃继承的遗产信息（如房产证复印本或房产地址、银行信息等等）。
定居住址声明书
定居住址声明书 (国外永居声明书) 是当事人居住在美国，需要对中国有关部门证明已经定居国外，或者需要证实其外国永久居留权身份。在美国居留的中国公民或美籍华人，在涉及到向中国境外转移财产， 汇款或注消戶口等相关事务的情况时，中国相关政府部门会要求出具经中国驻美国大使馆或领事馆认证的美国居留证明文件。定居住址声明书必须通过中国领事馆的公证认证之后，就产生了法律效力。
办理定居住址声明书需要材料：1. 委托人的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有），美国有效的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本 (非美国公民); 2. 印有声明人现住址的官方身份证（如ID 或drivers license) 复印件, 或者是印有声明人现住址的信件（如水电费单或政府信件）。
亲属关系声明书
随着中外人员交往的逐年递增，中国公民、外国人为“亲属关系”办理公证和领事认证的数量亦日益增多。 那么，什么是亲属关系、为“亲属关系”办理公证和领事认证主要用于哪些方面、又该如何办理呢？我们在这里予以解答。
“亲属关系”是基于婚姻、血缘或者法律拟制而形成的社会关系。亲属关系公证，是指公证机构根据当事人的申请，依照法定程序证明当事人之间因婚姻、血缘或收养而产生的彼此间具有法律上权利和义务的亲属关系的真实性、合法性的活动。
为“亲属关系”办理公证和领事认证主要用于中外人员办理签证及其赴对方国家定居、探亲、旅游、留学、购房、继承遗产、申请劳工伤亡赔偿、领取抚恤金等事项。根据国际惯例和现行做法，凡欲送至中国境内使用的外国文书，包括“亲属关系”公证书，均须经当地主管机关办妥认证手续后，向中国驻外使领馆申请办理领事认证，方可在中国境内产生法律效力。
办理亲属关系声明书需要材料：1. 声明人的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有），美国有效的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本(非美国公民); 2. 官方颁发的亲属关系证明（如出生证，结婚证，户口本，收養证明等）。
单身声明书
单身声明书（未婚, 离婚或丧偶后未再婚）在美国居留的中国公民或美籍华人如果需要回国结婚，国内的相关机构部门会要求你提供在美国的单身证明（无配偶声明书）。因为财产继承，出售等原因房管部门需要证明当事人的婚姻状况，也需要办理单身声明书/ 无配偶声明书。
办理单身声明书需要材料：1. 声明人的证件 – 护照复印件, 中国身份证复印件 (如有），美国有效的绿卡或签证 (i797, i20) 复印本 (非美国公民); 2. 如果签署人之前有过婚姻经历，需提供之前婚姻已结束的证明
声明书办理流程：
- 准备好所需的材料后, 我们建议客人先通过电子邮箱 (EMAIL: chinesenotary@gmail.com) 或WECHAT微信（微信号: FastProServices ）把材料复印本发给我们, 当我们收到您的材料后会有专业的工作人员马上联系您，了解您的所需，并提供一对一的服务。这样会节省您的宝贵时间。因每个机构对声明书的要求各有不同, 声明人办理前因向国内当地的相关机构询问及确认好各种要求（例如：办理一式几份等等的要求）。
- 当我们的专业人员充分了解您的情况后， 会根据您的所需准备文书。如果您或国内己准备好的草稿或样本也可以同时发过来, 我们会按领馆的要求修改。如您不清楚或不理解从何开始，也没关系，我们在这行业有20多年的经验，我们已处理过几万份的声明书文书经验，尽我们所能，竭尽全力协助您。同时，客人需要进行付款手续，可以通过Zelle 或支票（电子）付款。
- 文件准备好后，我们先把电子版的文书发给您，核对文件上的所有信息是否正确并跟国内确认好，没有问题后, 我们会与您预约时间到我们各地的办公室進行公证程序，公证时签字并按手印。签名人需要请带上护照和驾照ID原件。请注意：根据使领馆的要求, 声明人必须在公证员面前亲自签名和按手印(fingerprint)不可以由其他人代签。而加州政府法律规定公证过程不能以视频形式进行, 声明人必须亲前来公证人员面前签名。
- 声明书签好后, 公证员会附上公证证词 (Notary wording) 并在每页文件上印上公章或钢印 (Notary seal) 。然后我们把公证好的文件送到公证员所在的州务卿办公室进行认证。州务卿办公室会验证公证员的执照资格、公证员签名、文件中的公证词和公章等等是否正确合格要求, 以上验证符合后州务卿便会发出认证 (Apostille)和按上州政府的公章。(请看公证员证词和州政府认证样本)。
- 当州政府认证完成后, 我们便会把文件送到领馆进行最后一步认证, 使领馆会审阅文件的内容和格式是否附合认证的要求以及文件的类型和内容是否附合中国的法律和规定。请注意：领馆有权拒绝认证不附合认证条件、内容和格式的委托书, 并非所有经公证员和州政府认证的文件都会通过领馆审批，所以委托书的第一步起草尤为重要，必须是根据使领馆规定并符合中国法规来准备的，否则会浪费您的宝贵时间和金钱（建议让专业的人办理专业的事）。
- 领馆认证好的文件就可以在中国使用。认证好的文件您有三种方式领取：亲自到办公室取（委托亲友代取也可以）、寄到您美国家（有额外费用）、寄中国（有额外费用）。
